Arhivarea corectă a documentelor are în vedere, mai presus de orice, respectarea reglementărilor legale. Așa cum în cazul arhivării fizice există aspecte legale pe care nu ai cum să le treci cu vederea, la fel și în cazul arhivării electronice este necesar ca procesul să fie realizat corect, adaptat tipului de documente și conform Legii Arhivării Electronice nr. 135/2007. Dacă și tu ai nevoie de ajutor în privința realizării etapelor de arhivare a documentelor, iată ce trebuie să știi despre arhivarea electronică, organizată pe categorii de documente.
Ce tipuri de documente pot fi arhivate electronic?
Prin arhivare electronica se înțelege procesul de gestionare al fluxului de documente care circulă în format digital (exclusiv). În ultimii ani, evoluția tehnologiei a transformat radical modul în care sunt gestionate documentele. Astfel, documentele unei firme sunt acum utilizate în format digital, eliminând necesitatea suportului fizic de hârtie.
Totodată, pentru depozitarea documentelor unei companii în format electronic este necesar să știi care sunt acele tipuri de documente acceptate în acest sistem. Iată câteva exemple relevante de documente care joacă un rol esențial în activitatea unei companii.
Documente contabile
Contabilitatea unei firme justifică activitatea economică și financiară a acesteia, astfel că documentele contabile sunt unele dintre cele mai importante tipuri de acte ce stau la baza unei companii. Având acest lucru în vedere, este important nu doar ca documentele să fie păstrate pentru perioada specificată de lege, ci și să fie păstrate în condiții foarte bune, arhivarea electronică fiind o soluție eficientă în acest sens.
Fișe de personal și dosare de resurse umane
Pentru că au un caracter special și o utilitate care depășește simpla justificare a prestării de servicii într-o companie, fișele de personal trebuie să fie păstrate în mod corect pentru minimum 75 de ani. Arhivarea electronică simplifică procesul de păstrare, oferind în același timp acces mai rapid la documente și o siguranță sporită.
Contracte comerciale
Interacțiunile unei companii cu alte entități din mediul de afaceri sunt consemnate în contractele comerciale, documente cu adevărat importante, pe care, de asemenea, le poți arhiva electronic. Acestea au un termen de arhivare de minimum 10 ani, iar pentru a nu le pierde sau deteriora poți opta pentru arhivare electronică, proces care oferă siguranță și confidențialitate a datelor.
Documente administrative și juridice
Documentele administrative și juridice sunt baza existenței unei companii, acestea fiind formate din rapoarte, proceduri interne și alte tipuri de documentații care reglementează intern activitatea sau care o justifică. Aceste tipuri de documente necesită, de asemenea, o arhivare corectă, iar posibilitatea de arhivare electronică oferă un real suport, mai ales companiilor care se dezvoltă și ale căror documentații de acest tip tind să crească.
Aceste documente, dar și alte tipuri de acte pot fi stocate electronic, respectând în același timp cerințele impuse de Legea nr. 135/ 2007, legea arhivarii electronice. Alege acest sistem de depozitare pentru a proteja documentele și pentru a avea o evidență corectă a acestora, fiind întotdeauna pregătit să răspunzi cerințelor interne ale companiei, dar și controalelor sau auditurilor externe.
